¡Finalmente salimos del 2010! ¿Qué añito, eh? El título de esta entrega apunta a una frase muy utilizada en la industria pesada. Aunque todas las iniciativas y las tareas requieren esfuerzos, hay algunas que son necesarias pero otras “mueven las agujas”, es decir, impactan en resultados medibles y visibles para toda la empresa. De eso trata esta Ficha.
Cualquiera sea tu función y nivel jerárquico, este año deberás obtener determinados resultados y, a la vez, tendrás que gestionar los procesos que aseguren los logros parciales de esos resultados cada mes.
No es tan simple como parece. Revisa los siguientes criterios para que no se te pierda ningún detalle en el camino.
- Tus resultados dependen de otras personas
Lo que deberás lograr este año no dependerá sólo de ti aunque se medirá tu desempeño. Por lo tanto, ocúpate de todos aquellos que tendrán un rol protagónico en la construcción de tus resultados, ya sean colaboradores directos, proveedores o clientes.
- Esas personas pueden comprender mejor las metas
Muchas personas cierran el año con tanta carrera que terminan mareadas entre sus propias metas y los aportes que debieran hacer a las metas colectivas. Pero además, con frecuencia se supone que el año nuevo es la continuidad del anterior, sin advertir que cada 1° de enero se configura un escenario diferente, toman forma ideas y expectativas que esperaron al comienzo del año para instalarse.
El cambio del calendario es una excelente oportunidad para reencontrarse y revisar los acuerdos básicos, tratando que la gente opine y comente además de escuchar, para garantizar que todos comprendan realmente los nuevos desafíos, más allá de un número.
- El camino para lograr las metas se pavimenta con métodos y procesos
De poco vale declarar que hay que lograr la meta X, cuando no existe claridad generalizada sobre los caminos que deben recorrerse para llegar a X.
Si esperas lograr tus resultados globales en diciembre del 2011 sin perder el aliento, tendrás que organizar los procesos y métodos necesarios para que esos resultados se logren proporcionalmente cada mes. Seguramente deberás ajustar criterios de coordinación, formatos de información y modalidades de medición temprana para evitar sorpresas.
Ajustar métodos y procesos no es divertido, pero para cosechar trigo hay que abrir la tierra.
Define prioridades
Siempre hay más de un resultado esperado y algunos indicadores se contrapesan con otros.
Si atendiste los puntos de la página anterior, habrás notado que deberás resolver objetivos de resultados y objetivos de procesos.
- Clasifica tus objetivos
Cuando no hay claridad sobre la diferencia entre qué y cómo, mucha gente opera tareas automáticamente, sin advertir la prioridad ni el impacto de esas tareas en los objetivos del negocio.
Conecta tus objetivos sectoriales (mi negocio) con los objetivos prioritarios de la empresa (nuestro negocio), para asegurar que tu contribución personal y la de tu área sean percibidas y valoradas adecuadamente.
En ocasiones los objetivos de procesos deben priorizarse a los objetivos de resultados. Un ejemplo típico es lograr más ventas (objetivos de resultados), lo que puede exigir mejorar la supervisión comercial (objetivo de procesos), con un entrenamiento que será evaluado por su impacto concreto en la evolución de los resultados comerciales.
-“Surfea” la evolución del negocio
Mira la realidad de la empresa y del mercado como un holograma dinámico y no como una foto estática. No te satures con tus problemas operativos. Observa la empresa con tu propio GPS a fin de ajustar tus prioridades tantas veces como sea necesario a lo largo del año.
- Ingresa los esfuerzos dispersos a un método unificado
Aléjate de las iniciativas aisladas o las acciones improvisadas. Ordénate de tal modo que cada tarea que emprendas le agregue algo de valor a las restantes. Transforma las consultas de tus colaboradores en reuniones periódicas donde se condensen las necesidades de apoyo, organiza los diálogos con tus proveedores en encuentros fijos de monitoreo. Unifica todos tus esfuerzos concentrando tus focos. Elige qué te conviene postergar en lugar de intentar hacer todo a las corridas.
- “Mapea” tu agenda en franjas horarias
Define tus espacios semanales para reuniones, para salidas, para preparar informes, para planificar y evaluar tu actividad. Siempre guarda un espacio semanal para pensar: Quien no piensa lo que hace termina haciendo lo impensable. Negocia tus compromisos horarios tanto como puedas para ser propietario de tu tiempo y no prisionero de los tiempos ajenos.
Mide tus esfuerzos
Si están claros tus objetivos y si has logrado focalizar tus prioridades, el siguiente paso es mostrar la intensidad, diversidad y calidad de tus esfuerzos y los de tu equipo, especialmente en la búsqueda de objetivos de procesos.
Pero transformar lo que se hace en métricas es la mejor, o tal vez la única opción para darle dimensión tangible al trabajo cotidiano.
- Traduce tus esfuerzos en parámetros tangibles
Los procesos no siempre entregan información parametrizable. Pero se pueden medir la cantidad de contactos, de reuniones, de pedidos, los cumplimientos de compromisos, la satisfacción de los clientes internos, la intensidad de los flujos sin errores.
- Produce tu propio informe mensual de gestión
Aunque nadie te lo pida, el informe de gestión organizará tu propia percepción sobre el grado de avance hacia tus objetivos (de resultados y de procesos), facilitará que tu equipo haga visible su trabajo y mostrará la evolución mensual de los indicadores claves de tu área. Si ya hay un informe tipo, agrégale las variables que a ti te interesan.
Aunque actúes como analista Jr., nadie te criticará por hacer tu informe mensual de gestión y al final del año tendrás un historial impecable de todo tu trabajo, objetivo e irrefutable.
- Cambia los indicadores cuando no muestren movimiento
Un indicador estático por más de tres meses está señalando que las tareas deben medirse de otro modo o considerando otro factor más dinámico.
- Asocia a tus proveedores y clientes al informe de gestión
Negocia con tus proveedores y organiza los datos de tus clientes para que sus flujos de actividades se reflejen en tu propio informe de gestión.
En entornos variables por la presión de la dinámica de los mercados, la mayor seguridad se adquiere con mayor ritmo, con iniciativa, con redes de interacción tan amplias y ágiles como sea posible.
No te encierres en tu cubículo. No esperes que el año te sorprenda. Constrúyelo a tu modo. Siempre y en cualquier circunstancia, tú tienes algún margen viable de libertad, tú puedes elegir alguna parte de este año que comienza. ©
